Bilag, oppbevaring og kontantsalg
Dette er innenfor reglene når vilkårene er oppfylt.
Hver føring i regnskapet må ha et bilag, altså en kvittering eller faktura. Regnskap og bilag skal oppbevares i 5 år, og den som tar imot kontanter, må som hovedregel ha et godkjent kassasystem.
Grenser og satser
Bilag oppbevares i 5 år. Kassasystem trengs ikke ved kontantsalg på høyst 50 000 kr eks. mva i året, eller ved sporadisk salg på høyst 3G (409 647 kr).Regelen
- Bokføringsloven § 10 (åpnes i ny fane)
Bokførte opplysninger skal dokumenteres og vise at føringen er berettiget. Dokumentasjonen skal ikke endres etter at den er utstedt.
- Bokføringsloven § 13 annet ledd (åpnes i ny fane)
Regnskap, spesifikasjoner og bilag skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Avtaler og korrespondanse skal oppbevares i 3 år og 6 måneder.
- Bokføringsforskriften § 5-1-1 (åpnes i ny fane)
Dette er minstekravene til innholdet i et salgsdokument.
- Bokføringsloven § 10 a og bokføringsforskriften § 5-4-1 (åpnes i ny fane)
Kontantsalg skal registreres i kassasystem. Det er unntak for kontantsalg på høyst 50 000 kr eks. mva per år og for ambulerende eller sporadisk salg på høyst 3 G.
Slik gjør du det
Frist
Regnskap og bilag skal oppbevares i 5 år etter at regnskapsåret er slutt, avtaler og viktig korrespondanse i 3 år og 6 måneder. Kaster du dem før, kan du miste fradrag og få inntekten fastsatt ved skjønn.Steg 1: Lag fullstendige salgsfakturaer
Fakturaen skal ha nummer, dato, kjøper og selger med organisasjonsnummer, hva som er levert, når og hvor, pris, forfall og eventuell mva. En faktura laget i Word eller Excel er ikke godkjent dokumentasjon.
I Fiken: Lag fakturaen under Salg → Ny faktura. Fiken lagrer den automatisk som PDF.Steg 2: Ta vare på kjøpskvitteringer med en gang
Kvitteringen skal vise dato, selgers navn og organisasjonsnummer, hva du kjøpte, pris og eventuell norsk mva. Ta bilde samme dag, så den ikke blir borte.
I Fiken: Ta bilde med Fiken-appen, send den til din egen e-postadresse som står under Innboks, eller last opp fra PC. Har du mistet kvitteringen i et ENK, før betalingen mot konto 2061 Privat overføring med teksten «mistet kvittering». Du får da ikke fradrag.Steg 3: Lag eget bilag ved kjøp fra privatperson
Kjøper du noe brukt fra en privatperson, skriv en kjøpsavtale med dato, selgers navn og adresse, foretakets navn, hva som er kjøpt, når og hvor det ble overlevert, og pris.
I Fiken: Last opp avtalen og et skjermbilde av annonsen (for eksempel fra finn.no) som bilag på kjøpet.Steg 4: Sjekk om du trenger kassasystem
Tar du betalt med kontanter, kort eller Vipps over disk, er hovedregelen at du må ha et godkjent kassasystem med produkterklæring. Unntak: kontantsalg på høyst 50 000 kr eks. mva i året, eller sporadisk salg på høyst 3G (409 647 kr).
I Fiken: Har du unntak, lag kvittering under Salg → Ny faktura og velg «Kontantfaktura» øverst. En Vipps-overføring eller kortterminal uten kassasystem er ikke dokumentasjon på salget i seg selv.Steg 5: Før dagsoppgjøret fra kassasystemet
Bruk Z-rapporten (dagsoppgjøret fra kassen) som bilag og før salget samlet for hver dag.
I Fiken: Opprett kunden «Kasseoppgjør» under Oversikt → Kunder første gang. Før hver dag under Salg → Registrer annet salg med Z-rapporten som bilag, én linje per mva-sats, og legg inn hver betalingsmåte (bankkort, kontanter, Vipps) slik at alt går i null.Steg 6: Oppbevar alt i 5 år
Lagre bilagene elektronisk og slik at du kan hente dem fram ved kontroll. Fra 1. januar 2027 faller unntaket fra kravet om elektronisk tilgjengelighet bort for virksomheter med omsetning under 5 mill. kr.
I Fiken: Bilag du har lastet opp, lagres i Fiken, så du trenger ikke papiret. Slutter du med Fiken, last ned komplett eksport under Foretak → Eksport av regnskap.
Ta vare på
- Salgsfakturaer og kvitteringer med løpenummer
- Kjøpskvitteringer og leverandørfakturaer
- Kjøpsavtaler og skjermbilde av annonse ved kjøp fra privatpersoner
- Z-rapporter og produkterklæring for kassasystemet
- Kontrakter og viktig e-post (3 år og 6 måneder)
Fra Fikens hjelpesider: Fiken: Dokumentasjon i et regnskap (åpnes i ny fane), Fiken: Lage en kvittering (kontantfaktura) (åpnes i ny fane), Fiken: Vipps, kontantsalg og dokumentasjon (åpnes i ny fane), Fiken: Registrere kasseoppgjør / dagsoppgjør / Z-rapport (åpnes i ny fane), Fiken: Avvikle enkeltpersonforetak (åpnes i ny fane)
Feller
- Utgifter uten gyldig bilag kan bli nektet fradrag.
- Å slette eller kaste bilag før det har gått 5 år.
- Kontantsalg uten kassasystem over unntaksgrensen er brudd på bokføringsreglene og gir risiko for skjønnsfastsetting.
- Fra 1. januar 2027 faller unntaket fra kravet om elektronisk tilgjengelighet bort for virksomheter med omsetning under 5 mill. kr.